Struktura organizacyjna

Wydział Organizacyjny
ul. Warszawska 10, 05-240 Tłuszcz

Kierownik
Małgorzata Matusiak
tel.: 29 777 52 58, 29 777 52 58 wew. 201
pokój: 41
Zakres działań:

1)      prowadzenie sekretariatu Burmistrza, a w szczególności:

a)      obsługa kancelaryjna Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza,

b)     prowadzenie terminarza spotkań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

c)      obsługa organizacyjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,

d)     organizacja przyjęć interesantów;

2)      podejmowanie działań i inicjatyw w celu zwiększenia efektywności funkcjonowania Urzędu;

3)      zapewnianie warunków niezbędnych do prawidłowej pracy Urzędu, a w szczególności:

a)      zaopatrzenie materiałowe,

b)      obsługa transportowa,

c)      łączność telefoniczna,

d)     zabezpieczenie mienia,

e)      utrzymanie porządku i czystości,

f)       usługi pocztowe;

4)      gospodarowanie tablicami informacyjnymi Urzędu;

5)      prenumerata publikacji i czasopism;

6)      prowadzenie rejestrów:

a)      Centralnego Rejestru skarg, wniosków i petycji,

b)      Rejestru pieczęci urzędowych,

c)      Rejestru jednostek organizacyjnych Gminy Tłuszcz,

d)     Rejestru instytucji kultury Gminy Tłuszcz;

7)      prowadzenie Biura Obsługi Interesanta, a w szczególności:

a)    przyjmowanie, rejestracja, rozdział i wysyłanie korespondencji zewnętrznej                            i wewnętrznej urzędu,

b)   udzielanie interesantom pełnej informacji w zakresie sposobu załatwiania spraw                     w urzędzie,

c)    udostępnianie kart informacyjnych oraz druków i wniosków właściwych dla danej sprawy zgodnie z obowiązującymi procedurami przygotowanymi przez odpowiednie wydziały,

d)   prowadzenie zbioru kart informacyjnych oraz koordynowanie działań związanych z ich aktualizacją;

e)    dokonywanie weryfikacji i sprawdzenia kompletności dokumentów składanych przez interesantów,

f)    prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji interesantów urzędu.

g)   dokonywanie analiz, przygotowywanie koncepcji i rozwiązań w zakresie usprawniania obsługi interesantów,

h)   wdrożenie i nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją;

8)      prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz samorządowych instytucji kultury dla których gmina jest organem założycielskim;

9)      przeprowadzanie procedur związanych z naborem na wolne stanowiska pracy oraz sporządzanie dokumentacji z każdego etapu procesu naboru;

10)  prowadzenie dokumentacji wynikającej z obowiązków statystycznych oraz sporządzanie  sprawozdań statystycznych z zakresu działalności wydziału;

11)  organizowanie prac interwencyjnych, prac społecznie-użytecznych, robót publicznych, staży absolwenckich oraz praktyk zawodowych;

12)  współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Powiatowym Urzędem  Pracy;

13)  prowadzenie spraw socjalnych i bhp pracowników urzędu;

14)  prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji i dokształcaniem pracowników urzędu;

15)  współudział w przeprowadzaniu służby przygotowawczej dla nowo zatrudnionych pracowników Urzędu;

16)  prowadzenie ewidencji delegacji służbowych oraz książki wyjść pracowników poza Urząd w czasie przewidzianym na pracę;

17)  realizacja zadań z zakresu informatyzacji, a w szczególności:

a)      administrowanie siecią i systemami informatycznymi urzędu,

b)      analizowanie potrzeb urzędu w zakresie systemów informatycznych i sprzętu komputerowego,

c)      realizacja zadań związanych z wdrażaniem systemów informatycznych,

d)     zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych,

e)      administrowanie, przy współudziale komórek organizacyjnych urzędu strony internetowej Gminy oraz Biuletynu Informacji Publicznej;

18)  prowadzenie archiwum zakładowego;

19)  sprawowanie nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych,                    w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie;

20)  prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki zdrowotnej, w tym tworzenie i realizacja programów zdrowotnych;

21)  prowadzenie działań z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych oraz innych uzależnień patologicznych;

22)  ścisła współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

23)  prowadzenie spraw w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi;

24)  zapewnienie zgodności działania urzędu z przepisami prawa i obsługi prawnej urzędu;

25)  realizowanie zadań zlecanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza.

Komórki podległe: